Kako biti predstavnik suvlasnika sukladno GDPR-u

Godine  2018. na snagu je stupila  Europska uredba br.2016/679 poznatije kao „ GDPR uredba“ . Donijela je neke promjene i pravila koja su promijenila naša dosadašnja ponašanja u svakodnevnom životu, obavljanju posla i tome sl. Uredba je obvezatna za sve građane EU pa samim time i  suvlasnike zgrada i njihove predstavnike i Upravitelje.

Dosta se već pisalo o toj temi no kakao je ponavljanje majka  znanja neće biti zgorega da se još malo piše . S tim razlogom smo vodili razgovor sa predstavnicima tvrtke    https://feralis.hr/

1. Za početak objasnite nam što je uopće GDPR uredba?

Opća uredba o zaštiti podataka poznatija pod akronimom GDPR (engl. General Data Protection Regulation) je obvezujući zakonodavni akt koji se izravno u cijelosti primjenjuje u Republici Hrvatskoj i u ostalim državama članicama Europske unije od 25. svibnja 2018. godine. Cilj regulative je zaštiti osobne podatke fizičkih osoba i pružiti kontrolu građanima nad njihovim osobnim podacima te stvoriti visoku i ujednačenu razinu zaštite podataka u Europskoj uniji kada se osobni podaci obrađuju u poslovne svrhe.

Kako bi se postigao navedeni cilj određena prava stoga su svima nama su kao građanima proširena u odnosu na ranije. Međutim, s proširenjem tih prava nastale su i određene nove obveze na strani subjekata koji takve podatke prikupljaju i obrađuju za svoje poslovne interese. Nepoštivanje tih obveza povlači za sobom moguće visoko novčano kažnjavanje.

GDPR primjenjuje na sve poslovne subjekte i pojedince koji obavljaju određenu aktivnost prikupljanja i/ili obrade osobnih podataka, primjerice; tvrtke, obrte, udruge, bolnice, osiguravajuća društva ali i na fizičke osobe kada obrađuju osobne podatke izvan okvira isključivo osobne ili kućne aktivnosti te ako je ista povezana s profesionalnom ili komercijalnom djelatnošću kao što je slučaj s video nadzorom u stambenim zgradama.

2. GDPR uredba je donijela kako smo u uvodu napisali promjene i neka nova pravila ponašanja i u stambenim zgradama ,odnosno između suvlasnika i Upravitelja ,kakve su Vaše informacije sa terena, je li bilo kakvih problema, kršenja Uredbe?

Prema našem dosadašnjem iskustvu mnogi upravitelji zgrada još uvijek nisu svoje poslovanje uskladili sa zahtjevima GDPR. Nažalost, to možemo potvrditi čak i iz osobnog iskustva gdje smo bili svjedoci neovlaštenog otkivanja osobnih podataka na sastanku s upraviteljem zgrade. Ono, što je više zabrinjavajuće jest da upravitelj zgrade nije niti imao predodžbu o tome da čini neovlašteno otkrivanje osobnih podataka što svjedoči o nedovoljnoj informiranosti iako je naše nadzorno tijelo samo u protekloj godini održalo više od 50 besplatnih edukacija. Upravo u nedostatku poznavanja Opće uredbe od strane samih upravitelja vidimo opasnost i za suvlasnike koji će prije svega informacije o uvođenju videonadzora potražiti upravo od upravitelja. Naravno, ima i upravitelja koji su vrlo savjesno „napravili svoju zadaću“ pa čak i više od toga te suvlasnicima na razne načine omogućili upoznavanje s temom zaštite podataka kada su u pitanju suvlasnička prava i odnosi.

3. Mnoge zgrade/ulazi se odlučuju na postavljanje video nazora , pojasnite nam koje sve uvjete moraju ispuniti da bi to bilo sukladno Zakonu i GDPR uredbi ?

• SUGLASNOST SUVLASNIKA

Kako bi videonadzor u stambenim zgradama bio moguć prije svega potrebna je suglasnost suvlasnika koji čine najmanje 2/3 suvlasničkih dijelova. Bitno je naglasiti da se radi o 2/3 suvlasničkih dijelova a ne o 2/3 suvlasnika. Naime, može biti situacija da će u pojedinoj stambenoj zgradi biti manji broj suvlasnika koji žele ugradnju sustava videonadzora međutim, njihovi suvlasnički dijelovi (veličina stana i dr.) biti će

dovoljno velika da će svojim suvlasničkim dijelovima zadovoljiti traženi kriteriji.

• LEGITIMNI INTERES

Obrada osobnih podataka putem videonadzora temeljem zakonske regulative vrši se na osnovi legitimnog interesa voditelja obrade radi zaštite osoba i imovine. Takav legitimni interes potrebno je prethodno utvrditi i dokumentirati te omogućiti isticanje prigovora na takvu obradu. Informacije o isticanju prigovora pružaju se zajedno s ostalim informacijama o obradi osobnih podataka sukladno  članku 13. GDPR.

• TEST RAZMJERNOSTI

Da bi se legitimni interes moglo utvrditi nužno je provesti Test razmjernosti. Predložak takvog testa koji se može koristiti pripremilo je naše nadzorno tijelo i test je javno dostupan. Test razmjernosti potrebno je periodički preispitivati i o tome voditi pisanu evidenciju i bilješke.

• OBAVIJEST O VIDEO NADZORU

Prije ulaska u perimetar snimanja ili neposredno pri ulasku potrebno je na vidljivo mjesto istaknuti obavijest o videonadzoru. Jasno isticanje valjane obavijesti vrlo je važno te u slučaju propuštanja isticanja obavijesti propisane su novčane kazne i do 50.000,00 kn. Da bi takva obavijest bila valjana ona mora sadržavati:

Obavijest treba sadržavati lako razumljivu sliku uz tekst kojim se ispitanicima pružaju sljedeće informacije:

• da je prostor pod videonadzorom,
• podatke o voditelju obrade: Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP) preporučuje da na obavijesti o videonadzoru bude naznačeno da su upravo suvlasnici stambene zgrade voditelji obrade
• podatke za kontakt putem kojih ispitanik može ostvariti svoja prava: može biti generičke naravi (npr; Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite.) AZOP preporuča objavu kontaktnih podataka predstavnika suvlasnika budući da je isti nadležan za zastupanje i predstavljanje suvlasnika prema upraviteljima i trećim osobama, međutim, napominje kako takvi podaci ne moraju sadržavati njegove osobne podatke u smislu osobnog imena i prezimena.

• NFORMACIJE O OBRADI PODATAKA SUKLADNO GDPR

Kada se obrada vrši temeljem legitimnog interesa potrebno je osigurati informacije o takvoj obradi u skladu s člankom 13. Opće uredbe. U slučaju videonadzora u stambenim zgradama takve informacije u većini slučajeva pružati će se u samoj Obavijesti o video nadzoru (tzv.naljepnica). Naime, kada obradu provodi npr. određena tvrtka ili drugi subjekt onda će takve obavijesti pružati u pravilu u drugom sloju npr. putem svoje web stranice dok će na Obavijesti o video nadzoru (naljepnici) samo pružiti informaciju gdje se takve informacije nalaze. S obzirom da stambene zgrade nemaju svoju web stranicu a informacije je potrebno pružiti prije ulaska u perimetar snimanja onda je takve informacije najčešće pružiti putem Obavijesti o video nadzoru.

Informacije koje je potrebno pružiti:

• prostor se nalazi pod videonadzorom (grafička oznaka i natpis),
• podatke o voditelju obrade,
• koja je svrha obrade (zaštita osoba i imovine)
• koja je pravna osnova za obradu osobnih podataka (legitimni interes voditelja obrade)
• vrijeme čuvanja odnosno pohrane osobnih podataka
• tko ima pravo pristupa tim podacima,
• podatke o potencijalnoj razmjeni video snimki s trećim osobama,
• podatke za kontakt putem kojih ispitanik može ostvariti svoja prava, uključujući i podatke o službeniku za zaštitu podataka (ukoliko je imenovan službenik),
• prenose li se snimke videonadzora u treće zemlje ili međunarodne organizacije (one koje nisu članice EU/EGP)
• o postojanju prava da se od voditelja obrade zatraži pristup osobnim podacima, ispravak, brisanje osobnih podataka ili ograničavanje obrade koja se na njega odnosi, prava na ulaganje prigovora na obradu takvih podataka te na prenosivost njegovih podataka drugom voditelju obrade
• o pravu na podnošenje prigovora nadzornom tijelu (Agenciji za zaštitu osobnih podataka)

• SKLOPITI UGOVOR S IZVRŠITELJEM OBRADE I REGULIRATI OBRADU PODATAKA

Sustav videonadzora u pravilu provodi specijalizirana vanjska tvrtka. S takvom tvrtkom potrebno je sklopiti ugovor i urediti pitanje zaštite osobnih podataka na način da se ugovore svi potrebni elementi iz članka 28. Opće uredbe. Kako bi se na ispravan način ugovorili svi potrebni elementi mogu se koristiti standardne ugovorne klauzule između voditelja i izvršitelja obrade od 4. lipnja 2021. godine. U tom slučaju s tvrtkom se sklapa osnovni (glavni) ugovor s kojim se ugovara suradnja i potpisuju standardne ugovorne klauzule čiji je predložak javno dostupan.

4. Kome je sve dopušteno pregledavanje snimaka video nadzora zgrade?

Prije svega važno je voditi računa da je snimke videonadzora dopušteno pregledavati samo u svrhu zaštite osoba i imovine primjerice, ukoliko dođe do krađe.

Pravo pristupa videozapisima odnosno, osobnim podacima prikupljenim putem videonadzora ima samo odgovorna osoba voditelja obrade odnosno izvršitelja obrade i/ili osoba koju on ovlasti. To može biti predstavnik stanara ali i bilo koja druga osoba. Važno je voditi računa da se radi samo o jednoj osobi koja je kao takva imenovana.

Osim imenovane osobe pravo pristupa videozapisima imaju i nadležna državna tijela u okviru obavljanja poslova iz svojeg zakonom utvrđenog djelokruga primjerice, policija. Pristup video zapisima treba mora biti zaštićen od pristupa bilo kojih drugih neovlaštenih osoba. Važno je naglasiti da je Zakonom o provedbi Opće uredbe propisana obveza uspostave automatiziranog sustava zapisa za evidentiranje pristupa snimkama videonadzora koja mora sadržavati vrijeme i mjesto pristupa, kao i oznaku osoba koje su izvršile pristup.

5. Neki predstavnici su na aplikacijama poput Vibera ili What's up-a ,posebno od početka pandemije COVIDA -19 , napravili grupu sa svojim suvlasnicima u zgradi za bržu i transparentniju komunikaciju i za održavanje sastanaka online. Ono što nas zanima je ,zgrada ima ugrađen video nadzor, dolazi do npr. oštećenja nekih zajedničkih dijelova zgrade, krađe bicikla i tome sl. od strane osobe koje ne živi u zgradi. Smije li predstavnik tu snimku podijeliti sa ostalim suvlasnicima u „grupi“ .Što ako štetu ili neko kazneno djelo počini osoba koja živi u zgradi ,smije li se to objaviti u „grupi“?

Kao što smo naveli u prethodnom odgovoru na postavljeno pitanje, pristup videozapisima ima samo za to imenovana osoba i nadležna državna tijela u okviru obavljanja poslova iz svojeg zakonom utvrđenog djelokruga i to samo radi svrhe radi koje je videonadzor i postavljen – zaštite osobe i imovine. Stoga bi takvo otkrivanje videozapisa predstavljalo kršenje Opće uredbe.

U načelu predstavnik stanara  niti u jednom slučaju ne smije takvu snimku podijeliti u grupi. 

Međutim, u slučaju br.1 kada je počinitelj nije stanar zgrade tada predstavnik stanara može imati legitimni interes da podijeli takvu snimku u svrhu bržeg i lakšeg pronalaska počinioca npr. možda ga netko od stanara prepoznaje. No, u tom slučaju mora imati utvrđen legitimni interes za takvo nešto na temelju provedenog testa razmjernosti te mora isto biti uvedeno u evidenciju u kojoj se vodi pristup videozapisima s razlozima pristupa tj. dijeljenja istog.

U slučaju br.2 kada je počinioc netko od suvlasnika takva snimka ne bi se smjela dijeliti u grupi već samo nadležnim tijelima jer nema legitimnog interesa za isto (počinioc je poznat i predan nadležnim tijelima).

Svi suvlasnici zajedno su voditelj obrade a predstavnik stanara je samo, u pravilu, imenovana osoba koja ima pravo pristupa videozapisima kao osoba koja predstavlja i zastupa suvlasnike pred upraviteljem i trećim osobama u granicama njegove ovlasti. Međutim, ta kao i druga pitanja odgovornosti ovisiti će ponajprije o međuvlasničkom ugovoru kao i o ugovoru s upraviteljem zgrade. U svakom slučaju, neovisno o navedenom , suvlasnici kao voditelj obrade uvijek su oni koji su dužni  osigurati da se videonadzor primjenjuje u skladu s GDPR i Zakonom o primjeni Opće uredbe.

Bitno je imati na umu da u slučaju kažnjavanja odgovaraju svi suvlasnici zajedno kao voditelj obrade.

6. Smiju li se nadzorne kamere postaviti po katovima zgrade i u liftove ? Ako smiju ,koji su uvjeti?

Video nadzorom može se obuhvatiti samo pristup ulascima i izlascima iz stambenih zgrada te zajedničke prostorije u stambenim zgradama. Video nadzor unutar stambene zgrade ne smije ugrožavati privatnost suvlasnika i okolnih prolaznika te je potrebno voditi brigu o samom položaju kamera na način da kamere ne smiju biti postavljene tako da snimaju ulaz u privatan stan i/ili privatnu garažu odnosno okolnu javnu površinu.

7. Smije li predstavnik na oglasnu ploču postaviti ugovor koji je zgrada potpisala sa nekim izvođačem radova da bude vidljiv svim suvlasnicima ili je pak preporuka da se takve stvari poput liste dužnika šalju putem poštanskog sandučića ili el. poštom?

Ugovore s izvođačem radova ne smijemo poistovjećivati s listama dužnika. Kada govorimo o ugovorima s izvođačem radova onda govorimo o pravnom subjektu i takvi podaci nisu zaštićeni Općom uredbom dok liste dužnika jesu s obzirom da se radi o fizičkim osobama tj. građanima.

8. Zimi je naravno aktualno čišćenje snijega ispred ulaza u zgrade. Predstavnik je dužan napraviti raspored čišćenja u zgradi. Nekada se takav popis stavljao na oglasnu ploču ili ulazna vrata u zgradu. Što GDPR uvjetuje vezano za to, kako bi po GDPR-u trebao izgledati taj popis/raspored da bi se mogao staviti na oglasnu ploču?

U skladu s pozitivnim propisima suvlasnici su obvezni čistiti snijeg, dok predstavnici suvlasnika trebaju izraditi raspored čišćenja snijega. Zakon o vlasništvu i drugim stvarnim pravima propisuje kako svaki suvlasnik ima pravo sudjelovati u odlučivanju o svemu što se tiče stvari koja je u suvlasništvu (upravljanje stvarju) zajedno s ostalim suvlasnicima i u tom smislu svi suvlasnici imaju pravo na primjerak rasporeda za čišćenje snijega.

Pojednostavljeno, suvlasnici su obvezni čistiti snijeg a predstavnik suvlasnika dužan je izraditi takav raspored i sa njime upoznati sve suvlasnike.

Važno je imati na umu da to znači da je s tim rasporedom potrebno upoznati jedino suvlasnike a ne i ostale osobe koje nisu suvlasnici a imaju fizički pristup zgradi jer bi u protivnome isto predstavljalo neovlašteno otkrivanje osobnih podataka i kršenje GDPR.

Takav raspored može se jednostavno dostaviti suvlasnicima u poštanskom sandučiću, putem e-maila, osobno ili na drugi prikladni način a koji neće uključivati otkrivanje osobnih podataka trećima bez valjane pravne osnove.

9. Suvlasnik također može tražiti da se umjesto njegovog prezimena na domofonu napiše broj stana ( primjer iz osobnog iskustva)

Tako je. Naime, nema propisa kojim bi se nametnula obveza isticanja prezimena suvlasnika na domofonu ili vratima stana. Suvlasnik može odlučiti samostalno da li želi istaknuti svoje prezime, broj stana ili ne navesti niti koji podatak.

10. I za kraj što biste posebno poručili predstavnicima i suvlasnicima i stanarima zgrada?

Kamere videonadzora danas su uobičajeni element našeg okruženja i možemo ih vidjeti gotovo svugdje od ulaska u neku od institucija, terase kafića, parkirališta, javne površine ili pak na ulazu u stambenu zgradu a zahvaljujući sve većoj primjeni pametne video analitike videonadzor je postao visokoučinkovit u zaštiti ljudi i imovine. Međutim, da bi takva zaštita bila valjana onda nužno mora biti usklađena sa zahtjevima GDPR.

Suvlasnici trebaju imati na umu da su upravo oni odgovorni za usklađenost videonadzora u njihovoj zgradi i da su kazne za neusklađenost iznimno visoke. Samo neispravna obavijest o video nadzoru ili ako se ne uspostavi automatizirani sustav zapisa za evidentiranje pristupa snimkama videonadzora suvlasnike može koštati do 50.000,00 kn dok ostale povrede i više. Ne zaboravimo da je nedavno

Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP) izrekla upravnu novčanu kazna u iznosu od 940.000,00 kuna voditelju obrade nakon što je utvrdila kršenje prava na pristup osobnim podacima odnosno da voditelj obrade nije omogućio dobivanja kopije osobnih podataka (videozapisa) podnositelju zahtjeva, a pravo pristupa osobnim podacima jedno je od temeljnih prava zajamčenih Općom uredbom.

Neusklađeni video nadzor ili neredovito preispitivanje dokumentacije usklađenosti (mjera zaštite) suvlasnike svakako može skupo koštati.

Stoga je preporuka da se kod donošenja odluke o uspostavi video nadzora navedeno ima na umu te ukoliko se suvlasnici odluče na video nadzor da onda prije samog uvođenja kontaktiraju profesionalce u području GDPR koji će ih pratiti sve od prvog koraka tj. od utvrđivanja legitimnog interesa za uvođenje video nadzora i pripreme cjelokupne potrebne dokumentacije, sklapanja ugovora s tvrtkom koja provodi video nadzor, izraditi Oznake o video nadzoru (naljepnice), voditi potrebne evidencije kod otkrivanja videozapisa, voditi komunikaciju kod upita i ostvarivanja prava i zahtjeva ispitanika do redovnog preispitivanja uspostavljenih mjera zaštite (cjelokupne dokumentacije) i vođenje evidencije o istome te tako izbjegnu moguće kažnjavanje za bilo koje propuste u pitanju usklađenosti video nadzora sa zahtjevima Opće uredbe.

Ines Krečak
Data Protection Professional

• Sljedeće